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电信学院研究生缴纳注册费版面费和短期出国报账流程

作者:电信学院发表时间:2015-01-14推荐给好友

电信学院研究生缴纳注册费版面费和短期出国报账流程

 

一、    出国前需要准备的材料:

1.   用汇申请表1份(导师签字);

2.   《研究生出国(出境)申请表》3份(导师意见、学院意见、研究生院意见);

3.   《研究生国际交流基金申请表》1分(导师意见);

4.   会议录用通知1份,请在录用通知书上圈出姓名;

5.   会议注册表或会议注册收费标准(有注册费的请标出)、期刊缴费发票(电子打印版);

6.   确定经费出处,请经费负责人在财务系统打印借款单。

1)      国际学术交流基金的经费卡(学院)不能借款只能报销,所以借会议注册费一般都是由导师的经费卡出。

2)      会议注册费借款需要含国际交流费预算的纵向经费,或其他横向经费。

3)      期刊版面费需要含版面费的纵向经费,或其他横向经费。

7.   会议邀请函和邀请函翻译件1份(在办理完会议注册费后,可以要求会议主办方发邀请函用来办理签证)

 

二、   回国后报销需要准备的材料:

8.   电子行程单和航空运输电子客票行程单、登机牌;

9.   酒店预订单、酒店发票和信用卡账单;

10.护照信息页、签证页、有海关盖章的出入境页面复印件;

11.材料2

12.材料4

13.材料5

14.材料7

15.签证费发票和护照办理费发票

 

三、   研究生借会议注册费或期刊版面费流程:

1.   《用汇申请》请认真填写并找导师签字;

2.   准备材料1,4,5,6交孙老师(南一楼东南角410办公室)→学院财务一支笔在《用汇申请》上签字→孙老师那里领取返回的材料→南一楼中301找办公室主任在《用汇申请》上加盖电信学院公章;

3.   准备材料1、4(2份)、5(2份)、6到财务总处(中国银行楼上)办理“华中科技大学内部往来凭证”办理转账到中行;

4.   然后到财务处外汇窗口办理《境外汇款申请书》选择电汇,申请人签字→财务处盖章→中国银行对公1号窗口盖章集中办理(办理周期为一周),如果时间紧张可以自行到中国银行湖北省分行(地址:江汉区建设大道677号---新世界商场斜对面)办理对外汇款手续→手续完成后将汇款单据(会核算多少人民币)交回财务处外汇窗口,并把《境外汇款申请书》最后一联留存冲账时用;

5.   在财务处填写借款单→南三片财务办理下款;

6.   待原始发票回来后, 凭发票和《境外汇款申请书》到财务处外汇窗口办理冲账手续。

 

四、   研究生短期出国开会流程:

1.   HUB系统上填写《研究生出国(出境)申请表》(打印一式三份)→导师签字→准备材料2、3、4找研究生教务王老师在HUB上审核并报刘文予老师签字→研究生院培养处在HUB上审核并签字盖章→表格返回院系时请复印扫描一份报销时用

2.   研究生院返回同意意见后,研究生可以开始办理借款付会议注册费。

3.   会议注册费办理完毕后,可以要求会议主办方发邀请函过来,用于办理签证。

4.   对持因私护照的研究生一般不预借出国旅费,国际旅费自行垫付后回国报销。

5.   根据各国使馆要求准备签证材料。在读证明和请假证明等办理流程见电信主页研工在线办事流程。

6.   国际旅费报销包括国内转机的机票费、国际机票费、国外住宿费。国外的吃住和交通标准请参考《临时出国人员费用开支标准和管理办法》。涉及到去天河机场的往返的士、大巴等交通费用或在国内转机城市的吃住等费用都不能报销。

7.   电子行程单和航空运输电子客票行程单

1)   通过国内航空公司网站购买的机票,需提供蓝色电子客票行程单(有税务单)、电子行程单和登机牌。行程单可以在机场各航空公司柜台打印或寄送上门。

2)   通过国外航空公司网站购买的机票,需提供电子行程单、登机牌、付款信用卡对账单。

3)   请不要通过旅行代理公司定机票,如发票中出现“旅行公司,旅游公司”等字样,一律不能报销。

8.   住宿费

报销需要提供酒店住宿费发票、房间预订单、信用卡账单。(请不要通过携程等旅行网站订酒店。如发票中出现“旅行公司,旅游公司”等字样,一律不能报销。如果确实需要在旅行代理网站预订酒店,请到店付款,确保发票由酒店开,不会出现“旅行公司”字样才能报销。一般酒店都要求预定后登记信用卡信息,只要不扣款都没有关系,如要求提前付款的请确定发票是否由酒店开。)

9.   回国后报销

1)   HUB上填写回国申请,教务王老师网上审核销假;

2)   准备好材料8,9,10,11,12,13,14,15;

3)   手填老差旅报销单(写外币),项目负责人签字,去财务处外汇窗口(大学生活动中心旁)核算外币(需要审核的外币,包括:签证费,酒店住宿费等一切出现外国文字的单据),外币按照报账当天的汇率结算;

4)   确定国际旅费的报销出处,如果是导师的经费卡请导师打印正式报账单,如果是用学院国际学术交流基金报销还需准备材料3,并找教务科王老师打印正式报账单;

5)   所有材料拿到学院孙老师那里(南一楼东南角410)统一提交南三片财务报账。

    

该流程在众多老师和同学的帮助下完成,特别感谢孙玉英老师、颜俊华同学、曹洋老师、王兴刚老师、田臣老师和对此流程的贡献!

 

 

用汇申请(版面费注册费).docx

用汇申请(垫付国际差旅).docx

华中科技大学研究生国际交流基金申请表.docx

研究生出国(境)申请表.doc 

《临时出国人员费用开支标准和管理办法》.docx

 差旅费报销单.doc

华中科技大学内部往来凭证.doc